אז התקנת בארגון תוכנה לניטור פעולות עובדים. ומה עכשיו?

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +


מאת יהונתן כסיף

הרגשת שהעובדים לא בדיוק עובדים. או ששמת לב להתנהגות חשודה של אחד מהם. אולי פיטרת מישהו, וחששת כי הוא גונב מידע וקבצים מן הארגון. אולי שמת לב להדלפות מהארגון שלך למתחרים…

התקנת תוכנת ניטור לפעילות העובדים על מחשבי העסק. נהדר! אבל מה עכשיו?

זהירות! זה ממכר!

התוכנות הללו, לעולם חוקיות (כל עוד רכשת רישיון באופן חוקי). השימוש בהם יכול להיות על גבול החדירה לפרטיות, אבל זה בסדר – כל עוד אתה נוהג במידע ובתוכנה באופן שמגן על העסק שלך ואינו נכנס לתכנים לעומק. במיוחד אם גם עדכנת את העובדים שמותקנת תוכנה שמתעדת את הפעולות.

אתה מתחיל לעבור על המידע שמצטבר. גילית, שרוב האנשים בארגון – מבלים שעות עבודה רבות בעשייה שאינה בדיוק… עבודה. זה מרתיח אותך! אתה ממשיך ומגלה כי עובדת שלך מטיילת באתרי פורנו… מממ… זה כבר פחות מרתיח אותך אלא.. מעניין… אתה מגלה שגם עובד אחר שלך… זה שוב מרתיח אותך. אתה יושב ובוהה במסך… כמו בטלויזיה, שעות על גבי שעות – ומתמכר לזה. אוסף מערבולות וסופות של רגשות מתעצמים, פחד, חרדה תמידית והבנה שמופיעה לך שחור על גבי מסך: האנשים שאתה משלם להם משכורת פשוט… גונבים אותך בחלק מהזמן שלהם!

אם חשבת שהעסק שלך מנוהל היטב, אתה מגלה שהמציאות מראה אחרת.

אתה לא ישן בלילה. אתה עסוק כל הזמן בלא לתת אמון בעובדים שלך. איך זה הופך אותך למנהל טוב יותר?

פונים אלינו מדי פעם מנהלים שיש להם תוכנה כזו בארגון. הם צועקים "הצילו! תראו מה גיליתי! מה אני עושה עם זה עכשיו?!"

השגיאות הנפוצות של מנהלים בעלי תוכנת ניטור פעולות עובדים

הדחף הראשון הוא לפטר! ומיד! ואז אתה מראיין שוב, מגייס שוב, מלמד שוב ומכשיר שוב… ומנטר שוב… ומגלה – כי הסיפור נשאר אותו הסיפור. כבר אי אפשר לסמוך על אנשים.

דחף אחר הוא להגביל את העובדים מלהיכנס לאתרים או למקומות שאינם אמורים להיות בהם בזמן העבודה. הם מגלים את זה – ומוצאים חלופות אטרקטיביות אחרות.

דחף נוסף הוא להטיח בעובדים באופן שאומר "אני יודע בדיוק מה עשיתם בקיץ האחרון!"

ו… איך התוצאות? השתנו מאז? האם העסק שלך הפך באמת לאפקטיבי יותר?

יש לכם מטמון ביד. אך יש דרך נכונה להשתמש בו!

בבסיס הנתונים שאוספות מערכות ניטור פעולות העובדים שוכב מטמון גלום. אחרי הכל, אחת הבעיות העיקריות של מנהלי עסקים היא שיש להם "שטחים מתים". התוכנה הזו מבטלת את הבעיה הזו. ה"שטחים המתים" מצטמצמים כמעט לגמרי ואתם נחשפים למציאות האמיתית של התנהגות העובדים שלכם. יש לזה פנים יפות – אם רק תדעו להשתמש במידע הזה באופן הנכון.

תפקידו העיקרי של מנהל העסק הוא לוודא ביצוע. התוכנות הללו, לא רק שמאפשרות זאת, אלא מאפשרות זאת באופן מופלא בחיסכון של זמן רב ויקר.

כאשר המידע הנאסף מעלה "נורות אדומות" מתפקידו של המנהל הוא לתחקר, לבדוק ולתשאל באופן שיעלה את האמת המוחלטת על פני השטח, לדעת מה באמת קורה, ולבחון: למה זה קורה?

להאשים את העובדים – זו זריקת האחריות שלך כמנהל

עובדים לא אפקטיביים אינם עובדים לא טובים. בדיוק כשם שאין תלמידים לא טובים, אלא מורים גרועים, כך גם בעסק – עובד לא טוב הופך כזה כאשר המנהל שלו לא טוב.

הנתונים הנאספים מהתוכנה נותנים לך תמונה אמיתית – על עצמך כמנהל העסק (עם כמה שקשה לפעמים לקבל זאת).

אם איתרת אדם, לדוגמא, שלא עומד ביעדים שלו, ומטייל באתרי אינטרנט ב-40% מהזמן שלו – נראה שלא ממש הנעת אותו ורתמת אותו באופן שיהיה לו שווה להגיע לאותם יעדים. לא החדרת בו את המוטיבציה באופן ראוי.

אם איתרת אדם שמטייל באתרי חיפוש עבודה אחרת, נראה שיש לו בעיה עם המנהל שלו. כי אנשים עוזבים מנהלים, לא ארגונים.

אם איתרת אדם שהיה טוב רוב הזמן וזיהית כי החל למעוד – יש לו בעיה אמיתית, ומתפקידך כמנהל לזהות זאת ולנסות לעזור בה.

למערכות ה"ריגול" יש פנים יפות

הן נותנות לך הזדמנות, כמנהל, ללמוד ולהשתפר בעצמך.

הן נותנות לך את האפשרות לאתר וללמוד על הארגון שלך יותר ממה שחשבת, ואת היכולת להפוך למנהיג של ממש.

הן יכולות לחשוף צווארי בקבוק בארגון שמונעים ממנו לצמוח. לחשוף סיכונים. לחשוב בעיות ניהול שניתן לפתור בקלות בלמידה של תפישות, מיומנויות וכלים לניהול אפקטיבי.

איך?

1.      ראה במערכת כלי שלא נועד לרגל אחרי העובדים, אלא לשפר את המנהיגות שלך. נתקלת במצב בעייתי? התייעץ בטרם תפעל מתוך רגש.

2.      מומלץ שלא תביט על המידע בעצמך. השאר זאת לגורמים מומחים חיצוניים לארגון שלך. הם אינם מכירים את האנשים, אינם מעורבים רגשית ויהיו אובייקטיביים ביותר לגבי המידע.

3.      חשוב מה באמת חשוב לך להפיק מהמידע? מהם הדברים הקריטיים שניתן להפיק ממנו על מנת שיגרום לארגון שלך לצמוח. שתף את המומחים לכך – ובחנו יחד כיצד תוכל לקבל את המידע מזוקק ונכון.

4.      כאשר עולות חשדות או מוצפים מוקדים שכדאי לבדוק – הכשר את עצמך לבדוק את הדברים באופן רותם, מניע, חיובי ואפקטיבי לארגון. אם אתה יודע לעשות זאת לבד – אשריך. אם לא – היעזר במומחים לבדוק, לאמת את המידע ולבחון מדוע הדברים קורים כך? לכל דבר יש סיבה ברורה. רק שיש לאתר אותה.

תוכנות הריגול והניטור, טכנולוגיה המתפשטת בקרב ארגונים בעולם – פותחו מתוך צורך להגן על הארגון. עם זאת, בשל יכולותיהן המדהימות – הן החלו "להכות בפרצוף" של מנהלי הארגון בכך שהן מציגות מציאות אמיתית, לעומת זו שהיתה בראשיהם קודם לכן. לרוב המנהלים, אין באמת את הכלים להסיק מהנתונים את התובנות הנכונות ואת המיומנויות והכלים – להתמודד עם המקרים.

בנתונים הללו טמון כוחו של המנהל להפוך את עצמו למנהיג אמיתי, כל עוד ידע לפעול נכון.

* יהונתן כסיף  בעל ניסיון עשיר בהקמת עסקים ליוויים וניהולם תפעולית, שיווקית ופיננסית בשוק הישראלי ובשוק הבינלאומי. יהונתן עסק ועודו עוסק בניהול ופיתוח צוותים, פיתוח מערכי שירות ומכירות, ניהול מערכי ייצור ושיווק בינלאומי בתעשייה, בארגוני סחר, הייטק וארגונים קמעונאיים. ניסיון רב בהדרכה פרטנית, קבוצתית וצוותית בחברות, ארגונים עסקיים, תעשייתיים ומוסדות ממשלתיים. מנחה מוסמך של קורסים מבית פרנקלין קובי: "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", ניהול זמן ועוד. מאמן עסקי ליזמים צעירים ולמנהלים השואפים לפריצות דרך חדשניות.

מקור המאמר: articles.co.il

 

 

שתף.

.